Hinweis: Wenn Sie stattdessen die separat erhältliche Single-Version nutzen - eine einzelne HTML-Datei, die vollständig lokal auf Ihrem Rechner läuft -, verlassen Ihre Abrechnungsdaten Ihr Gerät nicht. Details dazu auf unserer Startseite. Diese Seite beschreibt das Cloud-Portal.
Wo Ihre Daten liegen
Hosting - Server in Deutschland (EU)
Das Portal und seine Datenbank werden bei der Bieber IT GmbH (Marke Host-Unlimited.de), Braunschweiger Straße 22, 38518 Gifhorn, in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main) betrieben. Alle Portal-Daten - Konten, Objekt- und Mieterdaten sowie hochgeladene Dokumente - werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Der Anbieter stellt ausschließlich die Infrastruktur bereit und hat vertraglich keinen inhaltlichen Zugriff auf die Daten.
Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und dem Portal erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS).
Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) Standort Deutschland HTTPS/TLS
Eingesetzte Auftragsverarbeiter
Neben dem Hosting arbeiten wir für einzelne Funktionen mit den folgenden Dienstleistern zusammen. Mit jedem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:
E-Mail-Versand - Resend (Plus Five Five, Inc., USA)
Versand von Kontobestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen, Benachrichtigungen sowie - nur bei vorliegender Einwilligung des Mieters - Abrechnungen und Nachrichten. Übermittelt werden Empfänger-Adresse und Mailinhalt.
Signiertes DPA (Art. 28 DSGVO) EU-Standardvertragsklauseln EU-US Data Privacy Framework SOC 2 Type II
Da Resend ein US-Unternehmen ist, findet eine Übermittlung in ein Drittland statt - abgesichert über die oben genannten Mechanismen. Die aktuellen Nachweise und die vollständige Unterauftragsverarbeiter-Liste veröffentlicht Resend selbst:
KI-gestützte Beleganalyse - Anthropic, PBC
Optionale Funktion: Wenn Sie einen hochgeladenen Beleg oder eine Rechnung automatisch auslesen lassen, wird das Dokument zur Datenextraktion an Anthropic übermittelt und dort mit einem KI-Modell in strukturierte Rechnungsdaten umgewandelt. Nutzen Sie die Funktion nicht, wird nichts an Anthropic übertragen.
Ihre Belege werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Auslesefunktion.
Signiertes DPA (Art. 28 DSGVO) EU-Standardvertragsklauseln EU-US Data Privacy Framework Kein Modell-Training
Wie wir den Zugriff schützen
- Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext.
- Rollen- und objektbezogene Zugriffskontrolle: Jeder sieht nur die Daten, für die er berechtigt ist. Mieter sehen ausschließlich ihre eigenen Abrechnungen und Dokumente - die Daten anderer Mieter desselben Objekts sind technisch abgeschirmt.
- Schutz sensibler Dokumente: Bonitätsauskünfte und Einkommensnachweise sind standardmäßig nicht für den Mieter sichtbar; der Vermieter steuert die Sichtbarkeit pro Dokument.
- Einwilligungs-Gate für E-Mails: Abrechnungen und Nachrichten an Mieter werden nur dann per E-Mail versendet, wenn eine unterschriebene DSGVO-Einwilligung des Mieters vorliegt - sonst blockiert das System den Versand automatisch.
- Missbrauchsschutz: fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden begrenzt, abgelaufene Sitzungen automatisch beendet, auffällige Zugriffe abgewehrt.
Was wir bewusst NICHT tun
- Kein Tracking, keine Analyse-Cookies, kein Retargeting - nur technisch notwendige Session-Informationen.
- Keine externen Schriftarten - alle Web-Fonts werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert (keine Google-Fonts-Einbindung).
- Keine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken.
- Keine Nutzung Ihrer Inhalte für eigene Zwecke - Mieter- und Abrechnungsdaten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag als Vermieter, nicht für uns.
Nachweise & weitere Informationen
Die unterzeichneten Verträge (Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen) und die Audit-Nachweise unserer Dienstleister liegen uns vor und werden zuständigen Behörden auf Anfrage vorgelegt. Die vollständigen Details zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten - einschließlich der Rollenverteilung zwischen Ihnen als Vermieter und uns als Betreiber - finden Sie in unserer Datenschutzerklärung; die Anbieterangaben im Impressum.