Die teuerste Nachlässigkeit in der Nebenkostenabrechnung ist keine Rechenpanne, sondern ein verpasstes Datum. Wer als Vermieter die gesetzliche Abrechnungsfrist reißt, verliert seine Nachzahlung - selbst wenn jede einzelne Position berechtigt war. Hier steht, wie die Frist läuft, was bei Versäumnis passiert und wie Sie sie sicher einhalten.
Über die Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen - üblich ist das Kalenderjahr. Entscheidend ist der zweite Teil der Vorschrift: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Konkret: Für den Abrechnungszeitraum Kalenderjahr 2025 läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Bis dahin muss die Abrechnung beim Mieter angekommen sein - auch dann, wenn das Mietverhältnis längst beendet ist und der Mieter ausgezogen ist.
Die zwölf Monate laufen ab dem Ende Ihres tatsächlichen Abrechnungszeitraums, nicht pauschal ab dem 31. Dezember. Wer beispielsweise vom 1. Juli 2024 bis 30. Juni 2025 abrechnet, muss die Abrechnung bis zum 30. Juni 2026 zustellen. Bei kürzeren Zeiträumen - etwa einer Rumpfperiode zu Mietbeginn oder -ende - bekommt jede Periode ihre eigenen zwölf Monate ab ihrem jeweiligen Ende. Der typische Fehler ist nicht die Frist selbst, sondern sie gedanklich am Kalenderjahr statt am echten Periodenende festzumachen.
Gerechnet wird nach §§ 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB: Der Tag des Periodenendes zählt nicht mit, und die Frist endet an dem Tag des zwölften Folgemonats, der dem Endtag durch seine Zahl entspricht (Ende 31.12.2025 → 31.12.2026; Ende 30.06.2025 → 30.06.2026). Ein Schaltjahr ändert daran nichts - die Frist ist monats-, nicht tagesbasiert. Nur im seltenen Sonderfall, dass ein Zeitraum am 29. Februar endet und der Zielmonat keinen 29. Tag hat, endet die Frist am letzten Tag dieses Monats (§ 188 Abs. 3 BGB).
Wird die Frist versäumt, ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen. Sie können eine an sich berechtigte Nachzahlung dann nicht mehr durchsetzen - das Geld ist verloren. Das Gesetz kennt nur eine enge Ausnahme: Der Ausschluss greift nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Diese Ausnahme ist die Ausnahme, nicht die Regel - etwa wenn eine Behörde einen Gebühren- oder Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf erlässt und Sie danach unverzüglich abrechnen. Auf eine bloß vergessene oder liegen gebliebene Abrechnung lässt sie sich nicht stützen.
Wichtig für die andere Richtung: Ein Guthaben, das sich aus der Abrechnung zugunsten des Mieters ergibt, müssen Sie auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen. Der Ausschluss betrifft nur Nachforderungen des Vermieters, nicht die Ansprüche des Mieters.
Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist - also so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Das Datum, an dem Sie die Abrechnung erstellt oder abgeschickt haben, genügt nicht. Planen Sie deshalb die Postlaufzeit ein und rechnen Sie nicht erst am letzten Tag ab.
Im Streitfall trägt der Vermieter die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang. Bei knappen Terminen lohnt ein nachweisbarer Zustellweg (etwa Einwurf-Einschreiben oder Übergabe mit Zeugen), damit der Zugang belegbar ist.
In § 556 Abs. 3 BGB stecken zwei Zwölf-Monats-Fristen, die oft verwechselt werden. Die eine ist Ihre Abrechnungsfrist (12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums, um die Abrechnung zuzustellen). Die andere ist die Einwendungsfrist des Mieters: Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Beide laufen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wie die Mieterfrist im Detail funktioniert, lesen Sie im Beitrag zu den Widerspruchsfristen des Mieters.
Beginnen Sie früh und sammeln Sie Belege laufend, statt sie am Jahresende zusammenzusuchen. Fehlt eine einzelne Fremdrechnung, ist das in aller Regel kein Grund, die gesamte Abrechnung zu verschieben - rechnen Sie fristgerecht mit den vorliegenden Kosten ab. Dokumentieren Sie den Zugang beim Mieter und setzen Sie sich eine Erinnerung deutlich vor dem 31. Dezember des Folgejahres.
Eine strukturierte Abrechnung, die Positionen, Verteilerschlüssel und Zeitraum sauber ausweist, erstellen Sie mit Nebenkosten-Guru in wenigen Schritten - so halten Sie die Frist mühelos ein und vermeiden vierstellige Verluste.