Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es zwei zentrale 12-Monats-Fristen: eine für den Vermieter, eine für den Mieter. Beide sind in § 556 BGB geregelt - und beide haben harte Konsequenzen, wenn sie verpasst werden.
§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB schreibt vor: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumszugehen. Bei Abrechnungszeitraum 01.01. bis 31.12.2025 also bis spätestens 31.12.2026.
Verstreicht die Frist, kann der Vermieter keine Nachforderungmehr durchsetzen - unabhängig davon, wie hoch sie wäre. Eine 800-€-Nachzahlung aus 2025, die im Januar 2027 bei dem Mieter eingeht, ist nicht mehr durchsetzbar.
Wichtige Ausnahme: Der Vermieter darf trotzdem abrechnen, wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist - z. B. weil der Versorger die Endabrechnung erst spät geliefert hat. Die Beweislast liegt aber beim Vermieter.
Spiegelbildlich räumt § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB dem Mieter eine Einwendungsfrist von 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung ein. Wer als Mieter Fehler in der Abrechnung findet, muss sie innerhalb dieser Frist in Textformgegenüber dem Vermieter geltend machen.
Verpasst der Mieter die Frist, gilt die Abrechnung als akzeptiert - selbst wenn sie inhaltlich falsch ist. Eine spätere Klage auf Rückerstattung wäre dann chancenlos, außer in Fällen offensichtlicher Berechnungsfehler oder Arglist.
Die Mieter-Frist beginnt erst zu laufen, wenn die Abrechnung formal ordnungsgemäß ist. Eine Abrechnung muss enthalten:
Fehlt einer dieser formalen Pflichtbestandteile, ist die Abrechnung formell unwirksam - und die 12-Monats-Frist beim Mieter läuft nicht an. Der BGH (VIII ZR 84/07) hat hier hohe Hürden für die formale Ordnungsmäßigkeit definiert.
Bei den Heizkosten kommen zwei zusätzliche Pflichten dazu (siehe unsere Beiträge zur 50/50-Regel und zum CO₂-Stufenmodell):
Sowohl Vermieter-Abrechnung als auch Mieter-Einwendung erfordernTextform (§ 126b BGB) - § 556 Abs. 3 BGB verlangt keine gesetzliche Schriftform. Eine E-Mail genügt daher, sofern die Adressdaten unstrittig sind und der Absender klar erkennbar ist. Eine ausgedruckte und unterschriebene Briefform ist nicht mehr nötig - aber weiterhin empfehlenswert für Nachweiszwecke.