Die Abrechnung selbst ist das rechtliche Dokument – aber ohne ein klares Begleitschreiben wirkt sie unprofessionell und lädt zu Rückfragen ein. Ein gutes Anschreiben nennt das Ergebnis, die Zahlungsmodalitäten und die Rechte des Mieters in wenigen Sätzen. Hier gibt es ein fertiges Muster.
Das Anschreiben ersetzt nicht die Abrechnung, sondern führt sie ein. Diese Punkte sollten enthalten sein:
Das Muster enthält alle Bausteine als Platzhalter – Word zum Bearbeiten, PDF zum Ausdrucken:
Schreiben Sie das Ergebnis in einem Satz und mit konkretem Betrag: „Die Abrechnung schließt mit einer Nachzahlung in Höhe von 252 € ab." Das schafft Klarheit und reduziert Rückfragen. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter auszahlen oder – falls vereinbart – mit der nächsten Vorauszahlung verrechnen.
Für die Nachzahlung gibt es keine gesetzlich fixe Frist. Üblich und angemessen sind zwei bis vier Wochen ab Zugang der Abrechnung. Nennen Sie ein konkretes Datum und Ihre Kontodaten samt Verwendungszweck – das beugt verspäteten Zahlungen vor.
Weisen Sie auf das Belegeinsichtsrecht hin (Termin oder Kopien). Und nennen Sie die Einwendungsfrist: Der Mieter kann Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang geltend machen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Transparenz wirkt seriös und ist zugleich Ihr eigener Schutz. Mehr dazu im Beitrag Fristen und Widerspruch bei der Nebenkostenabrechnung.
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Rechtlich verlangt ist die formell ordnungsgemäße Abrechnung selbst. Ein Begleitschreiben ist nicht zwingend, aber üblich und sinnvoll – es nennt Ergebnis, Zahlungsmodalitäten und die Rechte des Mieters und reduziert Rückfragen.
Es gibt keine gesetzlich fixe Frist. Üblich und angemessen sind zwei bis vier Wochen ab Zugang. Nennen Sie ein konkretes Datum.
Verpflichtend ist der Hinweis nicht, aber empfehlenswert. Der Mieter kann Einwendungen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend machen (§ 556 Abs. 3 BGB).