Einmal im Jahr steht sie an: die Nebenkostenabrechnung. Mit der richtigen Vorlage wird daraus eine Routine statt eines Nachmittags voller Excel-Frust. Hier laden Sie eine kostenlose, strukturierte Vorlage herunter – und lesen Schritt für Schritt, wie Sie korrekt abrechnen.
Zwei Formate, beide gratis und ohne Anmeldung: Die Excel-Vorlage berechnet die Mieteranteile und das Endergebnis automatisch. Die PDF-Vorlage ist ein Blanko-Formular zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
Die Vorlage führt Sie durch alle Bausteine einer formell korrekten Abrechnung:
Umlegen dürfen Sie nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählten 17 Kostenarten. Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen – ein häufiger und teurer Fehler. Welche Kostenart über welchen Schlüssel verteilt wird, ist nicht beliebig:
| Kostenart | Üblicher Verteilerschlüssel |
|---|---|
| Grundsteuer, Versicherung, Hauswart | Wohnfläche |
| Wasser / Entwässerung | Verbrauch (Zähler) oder Wohnfläche |
| Heizung & Warmwasser | 50–70 % Verbrauch, Rest Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV) |
| Müllbeseitigung | Wohnfläche oder Personenzahl |
| Aufzug, Antenne/Kabel | Wohnfläche oder pro Einheit |
| Sonstige Betriebskosten (Nr. 17) | nur wenn im Mietvertrag konkret benannt |
Eine Aufschlüsselung aller 17 Positionen – inklusive der seit Juli 2024 eingeschränkten Kabelgebühren – finden Sie im Detailartikel Umlagefähige Nebenkosten nach § 2 BetrKV.
Grundregel nach § 556a BGB: Gibt es keine abweichende Vereinbarung im Mietvertrag, wird nach Wohnfläche umgelegt. Für verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Warmwasser, oft auch Wasser) gehen Zählerwerte vor. Den einmal gewählten Schlüssel sollten Sie über die Jahre einheitlich verwenden.
Heizung und Warmwasser sind der häufigste Streitpunkt. § 7 HeizkostenV verlangt, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche. In schlecht gedämmten Öl- oder Gas-Altbauten kann die 70-%-Quote verpflichtend sein. Rechnen Sie gar nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter um 15 % kürzen. Wie Sie die Quote wählen, erklärt der Artikel Die 50/50-Regel der Heizkostenabrechnung.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumen Sie diese Ausschlussfrist, können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen – ein Guthaben muss aber trotzdem ausgezahlt werden. Mehr dazu unter Fristen und Widerspruch bei der Nebenkostenabrechnung.
Ja. Excel- und PDF-Vorlage sind kostenlos und ohne Anmeldung herunterladbar. Sie dürfen sie für Ihre eigenen Mietverhältnisse frei nutzen.
Für einfache Fälle mit einer Wohnung und Abrechnung nach Wohnfläche ist eine Vorlage gut geeignet. Komplexer wird es bei Heizkosten nach § 7 HeizkostenV, der CO₂-Kostenaufteilung, einem Mieterwechsel oder der digitalen Belegeinsicht – hier nimmt Ihnen die Software auf nebenkosten-guru.de die Berechnung und die formellen Pflichten ab.
Nur die 17 in § 2 BetrKV genannten Betriebskostenarten, und nur wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig.
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.