Eine korrekte Nebenkostenabrechnung entscheidet darüber, ob Sie Ihre Kosten zurückbekommen oder auf ihnen sitzenbleiben. Dieser Leitfaden führt Sie durch die vier Bereiche, die zählen: was Sie umlegen dürfen, wie Sie formell richtig abrechnen, wie Sie Heizkosten verteilen und welche Fristen gelten. Jeder Bereich verweist auf den passenden Detail-Artikel zum Vertiefen.
Umlagefähig sind nur die 17 Positionen der BetrKV § 2 und nur bei Vereinbarung im Mietvertrag. Die Abrechnung muss dem Mieter binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 BGB). Heizkosten werden zu 50-70 % nach Verbrauch verteilt (HeizkostenV § 7), dazu die CO₂-Aufteilung seit 2023.
Umlagefähig sind ausschließlich die in § 2 BetrKV abschließend aufgezählten Betriebskosten - 17 Positionen von der Grundsteuer über Wasser, Heizung, Aufzug und Müll bis zur Gebäudeversicherung. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu, und ohne entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag können Sie gar nichts umlegen.
Eine Abrechnung ist nur wirksam, wenn sie die Pflichtbestandteile enthält: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel je Position, den Mieteranteil, den Abzug der Vorauszahlungen und den Saldo. Fehlt einer davon, ist sie formell unwirksam - und die Einwendungsfrist des Mieters läuft nicht an.
Heizung und Warmwasser folgen eigenen Regeln: Nach der HeizkostenV § 7 müssen 50 bis 70 % nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche. Seit 2023 kommt die CO₂-Kostenaufteilung hinzu, bei der Sie als Vermieter je nach energetischer Qualität des Gebäudes einen Teil selbst tragen.
Zwei 12-Monats-Fristen bestimmen den Rhythmus: Sie müssen binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB); der Mieter hat spiegelbildlich 12 Monate ab Zugang, um in Textform Einwendungen zu erheben. Wer seine Frist verpasst, verliert den Anspruch.
Wenn Sie das nicht von Hand rechnen wollen, zeigen der Online-Heizkosten-Rechner und die Software-Marktübersicht die Abkürzungen.